Dịch Vụ Ủy Thác Xuất Nhập Khẩu Trọn Gói

Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp chưa có mã số thuế xuất nhập khẩu hoặc không đủ điều kiện tự làm thủ tục, thuê một đơn vị khác đứng tên thực hiện nghiệp vụ mua bán hàng hóa qua biên giới thay mình. Dịch vụ này được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 556–564) và Luật Thương mại 2005 (Điều 155–161). SilkRoad cung cấp dịch vụ ủy thác từ khâu ký hợp đồng mua bán quốc tế đến thông quan, giao hàng nội địa.

Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác xuất nhập khẩu là hoạt động thương mại trong đó bên ủy thác (doanh nghiệp sở hữu hàng) giao cho bên nhận ủy thác (công ty có tư cách pháp nhân xuất nhập khẩu) đứng tên trên hợp đồng mua bán quốc tế và bộ chứng từ hải quan. Về bản chất, bên nhận ủy thác không mua đứt hàng — họ thực hiện nghiệp vụ theo chỉ dẫn, thu phí dịch vụ và hoàn lại chứng từ cho bên ủy thác.

Pháp luật Việt Nam quy định hai khung chính:

Một điểm thường bị bỏ sót: bên nhận ủy thác phải có đăng ký kinh doanh ngành nghề liên quan hoặc giấy phép phù hợp. Không phải công ty nào cũng đủ tư cách nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa có điều kiện (ví dụ: thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế cần giấy phép chuyên ngành).

Ai cần dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu?

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần ủy thác. Nhưng trong nhiều trường hợp, thuê đơn vị chuyên trách tiết kiệm thời gian và giảm sai sót hơn nhiều so với tự làm.

Bốn nhóm thường dùng dịch vụ:

1. Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có mã số thuế xuất nhập khẩu hoặc chưa đăng ký tờ khai hải quan điện tử.
2. Công ty thương mại nội địa muốn nhập hàng từ Trung Quốc, Hàn Quốc, EU nhưng không có kinh nghiệm làm thủ tục hải quan.
3. Nhà sản xuất cần nhập nguyên phụ liệu có giấy phép chuyên ngành (ví dụ: nhập hạt nhựa HS 3901–3914 cần giấy phép môi trường, hoặc nhập máy móc đã qua sử dụng theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg yêu cầu tuổi thiết bị không quá 10 năm).
4. Nhà xuất khẩu muốn bán hàng sang thị trường có FTA (như CPTPP, EVFTA) nhưng chưa biết cách xin C/O mẫu, hoặc chưa nắm quy tắc xuất xứ cụ thể cho sản phẩm.

Một thực tế: nhiều doanh nghiệp tìm đến ủy thác không phải vì “không muốn tự làm”, mà vì một sai sót nhỏ ở khâu phân loại mã HS hoặc khai sai trị giá có thể khiến lô hàng bị dừng tại cảng vài ngày, tốn thêm phí lưu container.

Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu trọn gói

Mỗi công ty có cách triển khai khác nhau. Dưới đây là quy trình 6 bước mà SilkRoad áp dụng cho dịch vụ ủy thác trọn gói, từ lúc nhận yêu cầu đến khi hàng về kho bên ủy thác.

Bước 1 — Tiếp nhận thông tin hàng hóa. Bên ủy thác cung cấp: tên hàng, xuất xứ, khối lượng, mã HS (nếu biết), điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…), và thời gian dự kiến. SilkRoad rà soát mã HS và cảnh báo trước nếu hàng thuộc diện cần giấy phép chuyên ngành.

Bước 2 — Ký hợp đồng ủy thác. Hai bên ký hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu theo mẫu, trong đó ghi rõ: đối tượng ủy thác, nghĩa vụ thanh toán quốc tế, phí dịch vụ, trách nhiệm bồi thường nếu khai sai.

Bước 3 — Ký hợp đồng mua bán quốc tế. SilkRoad (bên nhận ủy thác) đứng tên ký với nhà cung cấp nước ngoài hoặc nhà mua nước ngoài. Mọi chỉ dẫn thương mại (giá, điều kiện, lịch giao hàng) do bên ủy thác quyết định; nếu cần, doanh nghiệp có thể tách riêng khâu ủy quyền thanh toán quốc tế để kiểm soát dòng tiền.

Bước 4 — Chuẩn bị bộ chứng từ và làm dịch vụ hải quan trọn gói. SilkRoad soạn tờ khai hải quan, chuẩn bị invoice, packing list, vận đơn, C/O, giấy phép (nếu có) và nộp hồ sơ điện tử qua VNACCS/VCIS. Khâu này chiếm nhiều thời gian nhất — trung bình 1–3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.

Bước 5 — Thông quan và thanh toán thuế. Thuế nhập khẩu, thuế GTGT và thuế anti-dumping (nếu áp dụng) được tính dựa trên trị giá khai báo, mã HS và chính sách thuế tại thời điểm mở tờ khai. Mức GTGT phổ biến cần đối chiếu theo văn bản còn hiệu lực trước ngày đăng; ví dụ giai đoạn giảm 2% thuế GTGT từng được áp dụng theo các nghị quyết của Quốc hội và nghị định hướng dẫn của Chính phủ, nhưng danh mục hàng hóa loại trừ thay đổi theo từng kỳ. SilkRoad nộp thuế trước, đối soát với bên ủy thác sau.

Bước 6 — Giao hàng nội địa và quyết toán. Hàng được vận chuyển từ cảng/cửa khẩu về kho bên ủy thác. SilkRoad bàn giao bộ chứng từ gốc (tờ khai hải quan, biên lai thuế, vận đơn gốc) và quyết toán chi phí trong vòng 5–7 ngày.

Bảng tóm tắt trách nhiệm:

Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu

Hợp đồng là xương sống của quan hệ ủy thác. Theo Điều 156 Luật Thương mại 2005, hợp đồng đại lý mua bán hàng hóa phải có ít nhất các nội dung: đối tượng mua bán, thù lao, thời hạn, quyền và nghĩa vụ mỗi bên.

Nội dung không thể thiếu:

• Đối tượng ủy thác: mặt hàng cụ thể, mã HS, số lượng, trị giá dự kiến.
• Điều kiện mua bán quốc tế: FOB, CIF, DDP… ai chịu rủi ro ở khâu nào.
• Phí dịch vụ ủy thác: tính theo lô (% trị giá) hoặc cố định/lô. Cần ghi rõ phí này đã bao gồm phí khai hải quan chưa, phí vận tải nội địa tính riêng hay gộp.
• Trách nhiệm thanh toán quốc tế: bên nhận ủy thác đứng tên trên L/C hoặc chuyển khoản quốc tế, nhưng tiền thực chất do bên ủy thác chuyển vào tài khoản chuyên dụng.
• Quyền từ chối và chấm dứt: trường hợp nào mỗi bên được đơn phương chấm dứt, thời gian báo trước.

Một lưu ý thực tế: nhiều tranh chấp xảy ra khi bên ủy thác chuyển tiền trễ, khiến hợp đồng quốc tế bị nhà cung cấp hủy hoặc tính phí phạt giao hàng muộn. Hợp đồng nên có điều khoản rõ ràng về thời hạn thanh toán.

Chi phí ủy thác xuất nhập khẩu và những lưu ý

Theo mặt bằng báo giá dịch vụ logistics tại Việt Nam mà SilkRoad ghi nhận trong giai đoạn 2024–2025, phí dịch vụ ủy thác thường được chào theo tỷ lệ 1–3% trị giá lô hàng cho hàng hóa thông thường, hoặc tính cố định từ 5–15 triệu đồng/lô hàng nhỏ. Đây là khoảng tham khảo nội bộ để lập ngân sách, không phải biểu phí pháp lý; hàng hóa có giấy phép chuyên ngành (thực phẩm, dược phẩm, thiết bị viễn thông) thường có phí cao hơn do quy trình phức tạp.

Những chi phí phát sinh phổ biến:

• Phí lưu container (demurrage) nếu hồ sơ chậm; mức hãng tàu thường công bố theo biểu phí riêng và có thể tăng theo số ngày lưu bãi.
• Phí kiểm tra chuyên ngành: hàng phải kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm… thường phát sinh thêm thời gian chờ lấy mẫu, trả kết quả và phí kiểm tra theo từng mặt hàng.
• Chênh lệch tỷ giá: nếu hợp đồng quốc tế tính bằng USD nhưng quyết toán bằng VND, biến động tỷ giá có thể ảnh hưởng vài phần trăm chi phí.

Một mẹo: doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá trọn gói (all-in) trước khi ký, trong đó liệt kê rõ phí ủy thác, phí hải quan, phí vận chuyển nội địa, và phụ phí dự phòng. Cách này giúp kiểm soát chi phí tốt hơn so với báo giá từng phần tách rời.

Câu hỏi thường gặp (Cau hoi thuong gap)

Ủy thác xuất nhập khẩu khác gì với mua bán hàng hóa thông thường?
Ủy thác xuất nhập khẩu là bên nhận ủy thác đứng tên trên hợp đồng quốc tế và chứng từ hải quan, nhưng không sở hữu hàng. Họ làm theo chỉ dẫn của bên ủy thác và thu phí dịch vụ. Trong mua bán thông thường, bên mua sở hữu hàng và tự chịu rủi ro toàn bộ.

Doanh nghiệp mới thành lập có thể tự làm thủ tục hải quan không?
Được, nếu đã có mã số thuế xuất nhập khẩu, đăng ký chữ ký số và tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS. Nhưng với lô hàng đầu tiên, nhiều doanh nghiệp chọn ủy thác để tránh sai sót ở khâu khai báo — vì sửa tờ khai sau khi luồng đỏ mất thêm 2–5 ngày.

Bên ủy thác có bị ảnh hưởng khi bên nhận ủy thác khai sai không?
Có. Theo quy định, bên ủy thác vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin hàng hóa. Cơ quan hải quan có quyền truy thu thuế và xử phạt bên ủy thác. Do đó, chọn công ty ủy thác có kinh nghiệm và quy trình soát xét chứng từ kỹ là cách giảm rủi ro đáng kể.

Hàng hóa có C/O ưu đãi có thể ủy thác được không?
Được, nhưng C/O phải ghi tên bên ủy thác là người mua/người bán thực sự (ultimate buyer/seller). Bên nhận ủy thác cần cung cấp giấy ủy quyền cho nhà cung cấp hoặc cơ quan cấp C/O để chứng minh quan hệ ủy thác. Xử lý sai quy tắc xuất xứ có thể khiến lô hàng mất ưu đãi thuế quan theo FTA.

Thời gian hoàn thành một lô ủy thác nhập khẩu là bao lâu?
Từ lúc hàng đến cảng đến khi thông quan và giao hàng, thường mất vài ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hàng luồng xanh hoặc luồng vàng; thời gian thực tế phụ thuộc cảng, lịch tàu và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Hàng luồng đỏ (kiểm tra thực tế) hoặc cần giấy phép chuyên ngành có thể kéo dài 7–15 ngày.

CTA: Nếu doanh nghiệp chưa chắc hàng hóa cần bộ chứng từ nào hoặc mức phí ủy thác cho lô hàng cụ thể, hãy gửi SilkRoad thông tin hàng, thị trường xuất xứ, mã HS (nếu có) và thời gian dự kiến. Chúng tôi sẽ phản hồi checklist và báo giá trong 24 giờ — Liên hệ SilkRoad.

Nguồn tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 556–564); Luật Thương mại 2005 số 36/2005/QH11 (Điều 155–161); Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC về thủ tục hải quan; chính sách thuế GTGT cần được rà soát theo văn bản còn hiệu lực tại ngày mở tờ khai. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.

Bài liên quan

• Thư Viện Pháp Luật
• C/O EVFTA
• EUDR và CBAM